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公文处理中常见错误分析(三)

上一篇 / 下一篇  2011-08-05 10:56:19 / 个人分类:业务探讨     分享到:

三、行文中常见的错误

  (一)文种使用乱

  1.生造文种。把没列为文种的公文种类作为文种使用。《办法》所确定的公文文种共有1314种,即:命名、令,决定,公告,通告,通知,通报,议案,报告,请示,批复,意见,函,会议纪要。除此之外,均不可直接行文,但可作为“印发”、“颁发”式“通知”的“附件”行文。例如,《关于技术练兵比武的具体操作规定》、《关于使用统缴证有关问题的说明》等,这里的操作规定、说明均不应作为文种使用,可以改成《××关于印发技术练兵比武的具体操作规定的通知》、《××关于印发使用统缴证有关问题的说明的通知》,不能作为文种使用的还有条例、规定、办法、总结、计划等,有的甚至把安排、要点、细则这些既不是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文,都是错误的。

  误用文种。把属于机关其他应用文,特别是事务文书中的文种,误作为正式公文文种使用的情况。常见的有:把计划类文种“要点”、“打算”、“安排”、“设想”等作为公文文种直接使用,如《××市委××××年工作要点》。把属于总结类的文种“小结”、“总结”,以及把属于规章制度类的文种“办法”、“规程”、“须知”、“实施细则”等作为正式文种直接使用。但是,如果将上述应用文用转发或印发通知的形式发布,则是规范用法。如“××市人民政府关于印发市政府1997年工作要点的通知”。

  2.混用文种

  (1)请示与报告

  请示”和报告都是上行文,是行政机关公文使用频率较高且容易混淆的文种。常见的问题主要有:将“请示”文种用“报告”文种呈送上级机关,请求上级机关批复(答复),这样就容易贻误工作。因此,在撰写“请示”和“报告”时,要特别注意二者之间八个方面的区别。

  一是作用不同。“请示”是向上级机关请求指示、批准;“报告”是向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见和建议,答复上级讯问,报送文件、物品等。

  二是内容不同。“请示”是本单位无力无权解决或按规定须上级批准之后才能实施的事项;“报告”是本单位职责范围内比较重大的工作或向上级机关建议,须上级机关知道的事项。

  三是容量不同。“请示”应一文一事;“报告”可多事一报,但不得夹带请示的事项。

  四是时间不同。“请示”应事前行文;“报告”可在事前、事中、事后行文。

  五是范围不同。“请示”一般只主送一个上级机关,不得多头主送或越级主送;“报告”可以主送几个相关的上级机关,其他上级机关也可以抄送。

  六是处理不同。上级机关收到下级的请示后,应及时批准、批复(答复),是办理件,下级应在收到上级批复(答复)后才能实施;上级机关收到下级的报告后,主要是了解情况,可以不答复,下级不用等待上级答复。

  七是篇幅不同。“请示”的篇幅比较短,一般不超过1500字;“报告”的篇幅相对较长,但一般不超过3000字。

  八是结束语不同。“请示”在结束时用“特此请示”、“特此请示,请批示”、“请审示”等;“报告”用“专此报告”、“特此报告”。国家行政机关公文的“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话,这个是大部分单位所忽视的。

  这里特别要提出的是,我们总段生产部门包括基层技术人员,从今天起再不要将上报的请示强迫性地搞成报告,要打破旧的习惯,不要把要求省上批复、批示的文件制成报告,或经常说“打个请款报告”这样的外行话。要不惟上、不惟文件、不惟习惯,要将规矩,将章法。我们许多文件报了经常石沉大海,或重报,原因就在于此。

  (2)请示与函

  函是不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项的公文。“函”可分为商函、询答函、请批函(请求批准函、审批函)。“函”在公文往来中使用比较广泛,也是我们食品药监部门使用较多的文种,其主要作用有两个方面:一是在药品协查工作中,可在不相隶属的同系统部门之间询问和答复某类药品真伪时使用;二是请求平行或不相隶属的职能部门批准有关事项(如请求财政部门解决某项经费等),不能用“请示”或“报告”,应使用“请求批准函”。

  这里着重谈谈“请求批准函”的使用。在公文撰写中,少数拟稿人往往将“请求批准函”误认为就是“请示”或“报告”文种,在与平行或不相隶属的机关行文时使用“请示”或“报告”,是欠妥的。“请示”与“请求批准函”有严格的区别,主要有:一是类型不同。“请示”是上行文;“请求批准函”是平行文。二是主送机关不同。“请示”的主送机关是具有领导、指导关系的上级;“请求批准函”的主送机关是平行或不相隶属的职能单位。三是内容范围不同。“请示”是请求批准、指示;“请求批准函”是请求批准某项职能事项。四是行文语气不同。“请示”的用语应尊敬上级机关;“请求批准函”应互相尊重。五是办复方式不同。“请示”的事项由上级机关批复下级机关;“请求批准函”的有关批准事项由受文单位复函(审批函)。

  (3)报告与总结

  如前所述,“报告”是上行文,其主要作用是向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问等。“总结”不是公文文种,但在实际工作中,部分拟稿人将工作总结作为公文文种行文,如在带有工作总结性的公文标题中用“某某单位2007年食品药品监管工作总结”等,这样的标题是不对的。其实,工作总结就是向上级机关汇报工作,可直接使用“报告”文种,主送上级机关(可多头主送),抄送有关机关。如将上述公文标题改为“某某单位关于2007年食品药品监管工作情况的报告”,这样就比较规范了。

  (4)意见与打算

  意见是对重要的问题提出见解和处理办法的公文文种。可用于上行文、平行文和下行文。作为上行文,应按请示性公文的程序和要求办理;作为平行文,提出的意见供受文单位参考;作为下行文,对贯彻执行有明确要求的,下级机关应遵照执行,无明确要求的,下级机关可参照执行。这里着重谈谈作为下行文的“意见”文种。在实际工作中,部分拟稿人往往将“工作打算”、“工作安排”和“工作计划”作为公文文种行文,如:“某某单位2008年食品药品监管工作打算”或“工作安排”、“工作计划”等,都是欠妥的。“工作打算”、“工作安排”和“工作计划”不是公文文种。可直接使用下行文的意见文种,规范的标题应为“某某单位关于2008年食品药品监管工作的意见”。

  (5)通告与通知

  “通告”是公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项的公文文种,其主送对象是不确定的。如:“某某单位关于整顿和规范药品市场秩序的通告”。

  通知是批转下级机关、转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项,任免人员等的公文文种,是平行文、下行文,主送对象是确定的。“通知”在行政机关公文往来中使用较多,如会议通知、转发性通知等。这里着重谈谈“转发性通知”应注意的问题。转发上级机关和不相隶属机关的公文,其主要作用是:要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行。在转发性通知的草拟中要特别注意标题的运用,常见问题主要有:在标题中重复出现“关于”、“通知”。让人看了眼花乱。如:“某某单位关于转发《某某局关于转发〈某某省某某厅关于加强安全生产的通知〉的通知》的通知”。可见此标题太臃肿,且尽可能不使用标点符号,可将此标题改为“某某单位转发某某局关于加强安全生产的通知的通知”。这样就比较简明扼要了。

  通知格式【标准格式】

  □□□□□□关于召开□□□□□□会议的通知

  □□□□□□(主送机关):

  根据□□□□□□,……(依据),□□□□□□决定召开□□□□且会议,现将有关事宜通知如下:

  一.会议内容:□□□□□□,……。

  二.会议时间: □□□□□□,……。

  三.会议地点: □□□□□□,……。

  四.参会人员:□□□□□□,……。

  五.有关要求:□□□□□□,……。

  □□□□□□(署名)

  □□□□年□□月□□日

  (二)文字表述不当

  1.词语搭配不当。

  主谓不搭配:诊疗条件和服务质量有所改善,改为诊疗条件和服务质量有所改善和提高;世界发展飞速变化。发展和变化是两个概念,可以说:世界发展变化很快。

  动宾搭配不当:达到便民利民的效果,改为取得便民利民的效果;举办世界上规模最大的教育,改为兴办世界上规模最大的教育;“市人大常委会将听取市政府关于统计工作情况的汇报,这充分体现了市人大常委会对统计工作的关心和支持。”应把“和支持”去掉。

  修饰语与中心词不搭配:要加大对违法违纪现象(行为)的查处力度。

  2.成分残缺。

  缺谓语:为(实现)全面建设小康社会的各项目标而努力奋斗。

  宾语残缺:扩大水资源费(范围)征收并适当提高征收标准;建立健全规章制度,不断增强自我约束(能力)。

  缺定语中心词:定期公布(造成)污染单位和责任人;全市共拥有(具备)各类评估执业资格的人员近500人。

  缺少介词:着眼(于)减负

  3.关于和对连用只取其一。

  XXX关于(对)XXX的通报。

  4.重复累赘。

  过去一些曾经行之有效的管理方法和管理手段的有效性发生了变化。应把“曾经”去掉。

  3.冗长繁琐。草拟公文中存在的主要问题一是公文标题不精练,概括不准确;二是文稿层次不清,观点不鲜明;三是用词用语不规范;四是文字篇幅过长。拟写公文的基本要求是符合国家的法律、法规及其他有关规定。情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅简短,一般不超过3000字。

  5.草拟不符合归档要求。一是字迹潦草、模糊不清;二是使用纸张规格不统一;三是修改公文和在文件上签名使用圆珠笔、铅笔。根据规定,草拟、修改和签批公文,书写所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。一律使用A4型纸张,用毛笔、签字笔或蓝黑钢笔书写。四是缺乏归档意识。公文办理完成后,办理人不及时将文件底稿送交本单位文秘人员统一保存,造成文稿丢失或损坏。根据规定,公文办理完毕后,应及时送交本单位负责归档的人员进行整理,并按要求送档案部门归档。个人不得保存应当归档的公文。未经同意,不得擅自销毁应归档的公文。在总段这方面主要问题是一些科室对内部收发文不登记,检查时满楼道找文件,着急时一天同样的文件印几次,既造成办公室的忙乱,也不利于节能降耗。

  6.结尾表达欠妥。每一个文种都有自己的结尾方式,例如,答复报告常用“专此报告”的结尾,情况报告用“特此报告”,递送报告用“请审阅”或“请收阅”;请示用“妥否,请批示”或“当否,请指示”或“以上请示妥否,请批复”。发函的结尾用“特此函达”、“请函复”或“盼复”,复函用“特此函复”或“此复”。乱用结尾语言、语气,会影响公文的整体表达效果,如在函中用这样的语言、语气结尾“以上内容请在三天内回复,否则我方不承担后果”,这种盛气凌人的结尾,已经违背了函应有的商榷语气了。

  7. 滥发文件。 主要表现:(1)所发公文属可发可不发之列;(2)所发公文只是照抄照转上级的公文(翻印即可,不必转发);(3)所发公文内容空洞,无具体措施,不解决问题;(4)行文所涉及的问题可用口头请示、汇报或开会等形式解决;(5)行文所涉及的内容已在报上全文公布过;(6)在部门之间意见分歧,未经协商取得一致时就行文。

  (三)语法、逻辑错误

  1.用词不当。

  (1)搭配不当。搭配不当指句子成分之间搭配不当,主要有主谓搭配不当,动宾搭配不当、定语与中心词搭配不当、状语结构搭配不当。例如:

  (2)关联词使用不当。常用关联词:“虽然……但是……”(转折),“只有……才……”、“只要……就……”(条件),“如果……就……”(假设),“因为……所以……”、“既然……那么……”(因果),“既……也……”(并列),“或者……或者……”、“与其……不如……”(选择)、“不仅……而且……”(递进),等等。如果关联词语选择或搭配出现错误,会造成句子的意思发生变化。

  (3)褒贬不分。有些词语带有一定的感情色彩,凡是有积极意义的和表达某种正面的肯定的语气或态度的,称为褒义词,反之,属于贬义词。不带褒贬色彩的叫做中性词。有的句子中会出现褒贬使用不恰当的错误。

  (4)使用口语。公文的语言要求庄重、平实,应使用规范化的书面语言,尽量不用或少用口语,更不能使用方言。下面列举出一些口语与书面语的对比:

  不然--否则,马上--立即,爸妈--父母,见面--面洽,收到--收悉,打算--拟,吃饭--用餐,走路--步行,给--给予,偷着--私自,等等。

  2.语序不当。语序不当指词语在句子中的排列次序不恰当。

  3.句子成分残缺。成分残缺主要是指句子中缺少主语、谓语、宾语。

  4.表意不明。有的句子意思表达得不明确,易引起歧义。或是自相矛盾。

  5.不合逻辑(概念、判断、推理不正确)。

  6.口气不当。主要表现在用语不妥当,尤其是在一些请示性公文中比较突出。比如请求上级解决某种困难、答复某个问题时,公文末尾用“请从速批复”、“望尽快予以解决”等,表现出一种催促的口气。

  (四)错别字

  文稿中出现错字、别字,也是比较常见的。我们大家一定要高度重视。下面列举一些经常并用错、用混的字。

  1.“的”、“地”、“得”。从语法上讲,定语后用“的”,状语后用“地”,补语后用“得”。如“勤劳的人民”、、“详细地汇报”、“打扫得干干净净”。

  2.“相”、“象”、“像”。相:主要指相貌、外观、姿态。常用词:照相、相貌、亮相、长相、真相。象:主要指形状、样子、模仿。常用词:现象、景象、气象、印象、象征。像:主要指与原物相似的图像。常用词:雕像、录像、摄像、画像、音像、想像、像话、好像、像……一样。

  3.“做”与“作”。二者意思相近,常常被混用。至于如何准确区分,没有比较权威的规定。

  一般来说,书面色彩较重的词语,尤其是成语,多写成“作”,如:作案、作弊、作罢、作对、作废、作秀、作战、弄虚作假、装腔作势、胡作非为、大有作为、所作所为、以身作则等。

  对于通过抽象行为实现的动作,一般也用“作”,或“作出”,后面往往双音节动词,如:作调查、作检讨、作报告、作斗争、作出决定、作出处理、作出判断等。

  后面是名词或名词性语素时,特别是具体东西的制造,强调通过具体行为实现的动作,应写成“做”,如:做饭、做梦、做账、做作业、做学问、做生意、做人、做官、做工、做事、做革命工作、做手脚、做衣服、做模型、做好事、做出贡献、做出成绩、做出榜样等。

  另外,还有一些固定或约定俗成的词和用法,比如:作文、作画、作风、作家、作业、作为、创作、操作、制作;做法、做主、当做、用做、叫做、少说多做。

  4.“长”与“常”。长:指时间、空间的长度。常用词:长久、长期、长效、长治久安、浩气长存、长此以往、警钟长鸣、万古长青。常:指平常、经常。常用词:常态、常住、常年(亦可写为“长年”)、常备、常抓不懈、老生常谈、四季常青。

  5.“分”与“份”。分:指成分、限度。常用词:分量、分内、分外、分子、过分、本分、成分、非分、部分、情分、水分、安分守己、恰如其分。份:指整体中的一部。常用词:份额、股份、年份、月份、省份、人人有份、一式两份。

  6.“备”与“倍”。备:完全、都的意思。常用词:备受欢迎、备感亲切、关怀备至。倍:加倍的意思。常用词:干劲倍增、倍加珍惜、事半功倍。

  7.“截止”与“截至”。截止:到期停止。例如:“到××日截止”。截至:到……为止,相当于“截止到”。例如:“截至9月末”(不能写成“截止9月末”,也不能写成“截至9月份”)。

  8.“必需”与“必须”。“必需”表示一定得有、不可缺少的意思,多用在名词前面作定语,也可以当动词,作谓语用。如:我们坚持了原则性,也为实现这种原则性而采取了适当的和必需的灵活性。“必须”表示一定得那样做的意思,通常用在动词前边作状语。如:金融机构经营存款业务,必须缴存存款准备金。

  9.“权力”与“权利”。“权力”表示政治上的强制力量,也可表示在职责范围内的管理权和指挥权。如:国家的一切权力属于人民。“权利”,指依照法律和章程应当享有的权力和利益,跟“义务”相对。如:每个人都有受教育学文化的权利。

  10.法律法规和公文统用“其他”不用“其它”,相应用“他们”不用“它们”

  11.像的使用。根据新公布的《简化字总表》,象不再是像的简化字,仍然各司其职。我们每一个领导都要像爱护自己的生命那样;像浙江----

  12.账与帐的使用。账用于货币和货物出入的记载,个人账户、挂账、台账;帐专指布、纱、绸子等制成的遮蔽物。

  13.法规和公文中“以上”和“以下”均含本数和本级,无须注解说明。

  14.按照与遵照的用法:按照法律法规或文件等的规定或要求;遵照上级或长辈的指示、教导等。

  15.公布与发布的用法:公布适用于行政法规,发布适用于决定、命令。相继制定和公布《统计法》等法律法规。市政府发布了《关于----的决定》。

  16.制定与制订的用法:制定适用于路线、方针、政策、法令、规章制度,制订适用于方案、规划、计划。

  17.增长与增加的用法:增长一词后接百分比,增加一词后接具体数量。地方财政收入由1997年的1702万元增加到2002年的5638万元。增长幅度达50%,而不是增长速度达50%

  18.截止与截至的用法:截止到2000年或截至2000年,而不是截止2000年。截止是不及物动词,后不跟宾语。

  19.议案和提案:人大代表提出的是议案和建议,政协委员提出的是提案。

  20.用词错误:

  表示独一无二用“惟一”而不是“唯一”

  用行政区域,不用行政辖区。

  久禁不绝不是久禁不止。

  富余劳动力不是富裕劳动力

  社会各界不是社会各届,届表示次。

  公文、出版物统一用“报道”不用“报导”。如:新闻报道;对有关信息要慎重报道。

  应有之义不是应有之意

  凸显不是突显

  磨炼不是磨练

  明察暗访不是明查暗访

  备受关注不是倍受关注

  常抓不懈不是长抓不懈

  涣散不是痪散、

  精简不是精减

  (五)标点符号

  常见的错误有以下几种:

  1.标题中误用。公文的标题中一般不使用标点符号,但是书名号、引号可以用。

  2.逗号“一逗到底”。只要一句话说完了,不管句子长短,就要用句号断开。

  3.多层并列时顿号的误用。在一个句子中有多层并列时,大并列之间应当用逗号,小并列之间用顿号。比如:“人民银行××支行行长、副行长、主管科长,辖内各商业银行行长、信贷科长……”。

  4.滥用书名号。书名号只能用于书名、报刊名、文件名、文章名,不能用于证件名、会议名、展览名、奖状名、活动名、建筑名、品牌名等。

  5.分层次各项结尾均用句号,不用分号。

  6.第几后用逗号不用顿号。如:第一,加强领导。

  7.阿拉伯数字加家圆点。如:6

  8.主送和抄送标点符号运用。不同系统或同一系统非并列关系用逗号,同一系统并列关系用顿号。如:各区县统计局、高新区统计处,市普查办、三支调查队、局各科(处)室、统计信息中心。

  (六)发文程序混乱

  发文办理指以本机关名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核(编号)、缮印、用印、登记、分发等程序。办文不符合程序。具体表现在:一是未经办公室核稿,拟稿部门将文稿直接送领导签发;二是一些涉及养护、计划、财务、劳资、人事等方面的公文,事先未送有关科室(部门)会签就送领导签发,造成被动。根据规定,拟制公文如涉及其它部门的业务权限,拟文部门应事先主动与有关部门协商并会签,尤其是涉及养护、计划、财务、劳资、人事等方面的公文必须先送有关部门会稿。公文在送负责人签发之前,需先送办公室审核。办公室审核的重点:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的要求、公文格式是否符合有关规定。签发、打印、校对后,由办公室统一登记分发。但有时候个别科室和领导还有直接从办公室拿文件直送相关领导和单位现象,造成重复、或缺发。


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