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公文处理中常见错误分析(二)

上一篇 / 下一篇  2011-08-05 10:55:03 / 个人分类:业务探讨     分享到:

二、公文格式常见错误

  根据国家质监总局199912月发布的国家标准(GB/T9704-1999),公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

  (一)眉首部分

1.发文机关标志。下级应小于上级。

2.发文字号。上行文的发文字号居左排列,左空一字,但这一点往往被忽略,左空不是多就是少;括年份应使用六角括号“〔〕”,而经常用方括号“[]”,如“某段发[2002]21号”;函的发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识,可是有的将发文字号置于武文线上,有的标识时没有右顶格到边缘。滥用“发”字。 只有重要文件才采用“××发”字样。

  3.签发人。有的公文将“签发人”标识为“签发”,有的将签发人姓名居前,如“签发:某某”、如“某某:签发”;还有的签发人姓名字体不是楷体。规范的标识应为:“签发人”用3号仿宋字体标识,后用全角冒号,冒号后用3号楷体标识签发人姓名。

  4.红色反线。党的文件红色反线中间为一红色五角星,可是有的单位党政不分,行政公文也使用中间有红色五角星的反线,这是不对的。

  (二)主体部分

  1.标题。常见的问题一是字体字号不规范,有用黑体的,有用宋体加黑的;有用二号字的,也有用小二号字的,不一而足。《格式》规定公文标题用2号小标宋体字。二是标题中滥用书名号等标点符号,《办法》规定除法规、规章名称加书名号外,标题中一般不加书名号。有的单位报送年度工作总结也用书名号括起来,有的标题中还有顿号、逗号等标点符号,不伦不类。

  还有如“关于转发×省公路局《关于做好春运工作的紧急通知》的通知”、“关于转发省公路局《关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知》的通知”,以上两例中的“《》”符号都不应该使用,应改为:关于转发×省公路局关于做好春运工作的紧急通知的通知、关于转发省公路局关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知的通知。

  层层转发公文时,尽量不要弄成,,,关于转发关于转发,,,,的通知的通知的通知。可直接转发最上一级。

文字累赘。如《关于请求解决××××的请示》,应为《关于解决××××的请示》,后面有请示,前面用请求就是多余的。

除批转法规性文件外,公文标题中一般不加书名号。常见非法规、规章名称用了书名号,如《关于认真贯彻〈×××决定〉的通知》、《关于批转〈××××报告〉的通知》、《关于〈××××请示〉的批复》,标题中加书名号是错的。

  标题中“试行”要放在书名号之内。如:《武汉市统计局奖惩管理办法(试行)》

  缺少发文机关或通过决议、决定的会议名称 “决议”、“决定”等文种的标题不能省略发文机关或通过决议、决定的会议名称。如:“第八届全国人民代表大会第五次会议关于批准设立重庆直辖市的决定”不能简写为“关于批准设立重庆直辖市的决定”。

  2.正文小标题。《办法》规定公文正文内容结构层次为“一、”、“(一)”、“1.”、“(1)”。要注意《办法》规定的序数数词的写法,其中“一”、下面是顿号,“1.”下面是圆号,而(一)和(1)括号外面是不带顿和点号。序号使用不规范。公文文稿中,序号使用不规范的问题经常出现,主要是层次混乱,或者是序号中标点符号使用不规范。

  第一层次为:“一、……”(作为小标题时,句尾无标点);

  第二层次为:“(一)……”(括号后不加顿号。作为小标题时,句尾标点可有可无);

  第三层次为:“1.……”(无论是否为小标题时,句尾要有标点);

  第四层次为:“(1)……”(括号后不加顿号。句尾必须有标点)。

  《格式》规定正文中第一层次标题使用3号黑体字,第二层次标题使用3号楷体字,正文中其他文字一般用3号仿宋体字,每面排22行,每行排28个字。

  3.引用文号格式。《办法》规定:“引用公文应当先引标题,后引发文字号。”目前,有些单位对这一规定没有掌握好。如,“据×办〔200612号文《关于××××××的通知》”,其引用文号的方法就是不符合规定的,正确的引用方式应为据《关于××××××通知》(×办〔200612号)。再次出现可直接引用发文字号。

  4.附件。附件一般在正文之下空一行标识,常见的问题是没有与正文空开一行。附件名称后不加标点,但是有的公文经常在名称后加句号。还有就是没有在附件左上角标明“附件”或者“附件×”字样。

  5.成文日期。根据规定,公文的成文日期应以负责人签发的日期为准,联合行文的以最后签发机关负责人的签发日期为准。纵向与正文的距离依印章的大小而定,其标准为印章盖在成文日期上,上距正文不到1行的空白。如空白过大,就容易被加入其他内容。但在实际操作中,成文日期往往与正文拉的距离过大。另一个常见的问题是将“O”写作“0”,如“二00三年二月一日”,正确的写法应为“二OO三年二月一日”。还有,单一机关制发的公文在落款处不署制发机关名称,只标识成文时间,用汉字将年、月、日标全,包括单位、部门向领导送呈的介绍信、白纸上递交领导签阅的文稿,如盖章就不必再在落款处署部门、科室或单位名称。但是要说明,这是对行政公文的要求,若是党文,如党委、党组文件,日期则用阿拉伯数字,可写成“2007l19日”。这也是党文和行政文的一个区别。

  6.印章。印章要端正、清晰地盖在成文日期的上方,并做到上不压正文,下压成文日期的年、月。常见的问题是盖章不清晰,不居中,不端正,或上下压文等,还有将印章盖到成文日期以外。

7.附注。公文如有需要说明的事项要标识附注,如请示需标识联系人、联系电话等。常见的问题是请示没有标识附注,或者是附注标识的位置不规范。

(三)版记部分

  1.主题词。作用:是公文主题进入信息数据管理系统便于检索,提高文书资料管理工作的效率。常见的问题是主题词、词目均用黑体标引,且词目之间空格不均。规范的标识“主题词”三字用黑体,词目用小标宋体3号字体,词目间空一字。此外,还有表外词不用“()”括起来的现象。主题词标引的基本要求:按照“先内容后形式”的顺序排列词目,词目一般为35个,不能简单地从标题中提取,不得自造主题词表中没有的词目。主题词标引顺序是先标类别词,再标类属词,在标类属词时,先标反映文件内容的词,最后标反映文件形式的词。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》,先标类别词“农业”,再标类属词“水土保持”,最后标上“通知”。上行文要按照上级机关的要求标注主题词。目前,各机关公文尚没有统一的主题词表,亦可暂不标引主题词。

  2.抄送机关。常见的问题是有的公文还将“抄报”和“抄送”分开,而不是统一为“抄送”;有的抄送机关较多回行时顶行,而不是与冒号后的抄送机关对齐;再有就是最后一个抄送机关经常不标句号。

  3.印发机关和印发时间。印发机关和印发日期在抄送机关之下,印发机关左空一字,印发日期右空一字。但有的单位公文经常将二者左右顶格。

  (四)印章与正文同页

  新《办法》规定:“当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识‘此页无正文’的方法解决”,再如印章使用的规定、“请示”文件应当在“附注”处注明联系人的姓名和电话等等,这些地方都要求我们在实际的公文写作中要特别注意,以避免出现错误。

  (五)公文组成部分标识

  1.排版装订。公文用纸应采用国标标准A4型,一般每个页面排22行,每行28个字,双面印刷,左侧骑马装订或粘贴。目前存有页面排版不整齐,行数和每行字数不一、左侧明订、坏订、订位不正等题。

  2.页码。置于版心下边缘之一行,左右各一条4号一字线,单页码居左空一字,双页码居右空一字,目的是方便阅读。但有很多公文的页码一律居中,还有的页码两侧没有一字线。

  3.表格。公文正文中如有表格,需要将其从中抽出作为公文的附件单独表述。正文中穿插表格,往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。但有的公文中经常穿插一些表格。

  (六)其他常见的错误

  1.数字。一般情况下,在公文中主要使用阿拉伯数字,如表示数量、长度、高度、面积、体积、重量和百分比等。词、词组、成语、惯用语、缩略法和具有修辞色彩语句中做为词素使用的数字应用汉字。数字单位和小数点位数应当前后一致。概数用汉字,中间不加顿号,如“三五个”、“七八十种”、“十之八九”等。

  除成文日期外,年月日也应用阿拉伯数字。“1999年”不能简写成“99年”,“19981999年”不能简写成“199899年”。星期、农历用汉字,“星期三”不能写成“星期3”。尽量不用“今年”、“明天”、“下个月”等概念。

  2.公文中的数字,除部分结构层次序数和在词、词语、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。如:年代、百分比、分数等。(夏历和清代以前的历史纪年用汉字)

  3.计量单位要使用法定计量单位。如:平方米、公顷、公里等。

  4.5%-6%不要写成5-6%50-100万不要写成50-100万。

  5.非本世纪的年代,应将所属世纪写出。如:20世纪90年代以来。

  6.名称。公文中第一次出现人名、地名、组织机构名均应全称,使用简称必须是约定俗成的规范化简称。为方便行文,如名称较长,可在第一次使用时说明“以下简称为××××”,再次使用时用简称。

  7.时间。尽量避免使用一些交待不够清楚的时间概念,如“去年”、“前天”等,而应写明具体的年、月、日。公文中如出现历史朝代年号时,同时加注公历年份。

  8.标点符号。有将间隔号“·”写为点号 “.” 的,如“ 5·1 2汶川地震”写为“ 5.1 2汶川地震”,“武汉市志·交通志”写为“武汉市志.交通志”。还有的连接号使用不规范,如“ 2002 2 2-6 日”,使用连接号,应占一字的位置,并上下居中。


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