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公文处理中常见错误分析(一)

上一篇 / 下一篇  2011-08-05 10:52:34 / 个人分类:业务探讨     分享到:

公文是公务文书的简称,是处理公务、管理事务的一种书面文字工具。

公文重要特点就是行文的规范化、制度化和标准化。其指导性纲领文件是国家技术监督局制定了《国家行政机关公文格式》(以下简称《格式》),国务院办公厅制定了《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》),中央办公厅制定了《中国共产党各级领导机关文件处理条例(试行)》(以下简称《条例》)。

但是我们不少单位和部门制发文件,并没有严格按照规定、要求去做,而是各行其是,制发文件存在很大的随意性,造成公文格式的不规范,严重影响了公文的严肃性、公正性。更在一定程度上影响了公文的质量和效能,影响了单位的行政效率,因此必须引起高度重视。下面,就日常公文处理中常见的错误进行分析和大家共同探讨纠正。

一、公文处理中常见问题

(一)该签署意见时不签署

领导签发公文应当明确签署意见,并写上姓名和时间,若圈阅则视为同意。审批收到的公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。在签不签署意见这个问题上,我们应该自觉遵守有关规定。审批本机关制发的文件,如果同意发文,就明确写上“同意”两个字,然后写上姓名和审批日期。看完阅知性文件,就写上“已阅”两个字,再把姓名和阅文日期也写上。见到有具体请示事项的文件或需要办理的文件,就把如何答复或办理的具体意见写清楚,再写上姓名和批示日期。意见写得具体,便于操作,便于执行,便于落实;意见写得笼统,不好操作,不好执行,不好落实;领导不写意见,只签个名、写个姓或画个圈,下属不知所云,就无法操作,无法执行,无法落实。

(二)以传阅代替承办

  传阅是指两个以上人员或部门轮流传看一份文件,是机关公文处理工作中经常采用的一种公文处理方式。它既可以有效地解决文件少与阅文人数多的矛盾,也有利于领导之间、部门之间互通信息,了解掌握其他领导、其他部门对如何处理某一文件的看法。通常情况下,上级机关的重要会议文件,需要几位领导共同批办的文件,主要领导在文件上批示让其他领导和相关部门阅知、阅办的文件,都应该采用传阅的方式。但是,传阅绝不是只阅不办,绝不能以传阅代替承办。

  所谓以传阅代替承办的问题,与上面讲的该签署意见时不签署的问题既相同又不尽相同。相同之处是,都没有提出办理意见。不同之处是,该签署意见时不签署的问题纯属领导的责任,以传阅代替承办的问题既有领导的责任,又有相关部门的责任。

  做公文处理具体工作的领导经常遇到的问题是,收到一份里面含有具体工作要求、需要具体办理的文件,送给主要领导、主管领导、相关部门负责人和具体工作人员传阅了一圈儿,谁也没提出办理意见,都无动于衷,最后原封不动,回到文书那里立卷归档了。当上级机关过问办理结果时,又往往互相推卸责任。这都属于不该发生的故事。

  不论主要领导、主管领导、相关部门负责人还是具体工作人员,见到上级文件就要立即作出反映,办不办理都要有所反映。如果领导没有反映,相关部门要有所反映,积极主动地向领导提出办理意见和建议。比如,见到上级机关制发的政策法规性文件,我们就得转发执行,必要时还应该加个转发按语,结合自己的实际再提几条具体要求,与上级文件一并贯彻执行。这是必须要做的,不能视而不见,无动于衷。

  对上级机关制发的所有文件,我们难以做到事无巨细逐一落实,应当区分轻重缓急,妥善地去处置,该认真的时候一定认真,该落实的事项一定落实,该用十分力气的就用十分力气,该用一分力气的也别拿出两分力气。这需要智慧,这也是一种领导艺术。

 (三)签署意见时用词不当

  此问题不太具有普遍性,但也不是绝无仅有。比如,处理某个文件时,主要领导想让某某副职提出处理意见,就应该写“请某某领导提出意见”,可是没这样去写,写的却是“请某某领导阅示”。这就让人分不清谁是谁的领导,谁领导谁了。

  “阅示”这个词儿不是随便用的,只能用于下对上,绝对不可以用于上对下。副职请主要领导签署意见,部门请分管领导签署意见,都可以用“阅示”两个字,而且也必须用“阅示”两个字。不这样用,就是不懂规矩,不尊重领导。换个说法,“阅示”就是上级领导的专利,不能随意把它转让给下级去使用。

  (四)领导干了不该干的活

  收到上级机关制发的公文,应该先由办公部门主任提出拟办意见,再呈送领导批示,领导批示后再转送相关部门去具体办理。此做法好处多多:其一,符合党和国家的有关规定,有据可查,有章可循;其二,能把领导从繁杂的事务性工作中解放出来,便于领导想大事、议大事、抓大事、成大事;其三,发挥办公部门主任的“外脑”作用,“外脑”辅佐“内脑”工作,能有效地避免或减少失误;其四,一旦出现失误,可以怪罪办公部门的主任,批评他瞎参谋、馊主意、乱弹琴等等。

  有些单位收到上级机关制发的公文,不是先由办公部门主任提出拟办意见,再呈送领导批示,而是省略了 “拟办”这道程序,直接呈送领导批示,让领导干了不该他干的活。此做法的好处是可以提高工作效率,但弊端太多:其一,不符合党和国家的有关规定,无据可查,无章可循;其二,忙了领导,闲了主任,这不对劲儿;其三,领导被事务性工作缠住,无暇顾及大事,有可能误了大事,坏了大事;其四,领导也是人,人都有失误的时候,何况领导那么忙,哪有时间看那么细,难免失误;其五,一旦出现失误,没人可以怪罪,没人可以批评。权衡利弊,还是应该按照党和国家的有关规定,增加办公部门主任“拟办”这道程序为好。

(五)越级行文

行文方式按文件运行程序和方向可分为三种:逐级行文、多级行文、越级行文。逐级行文,是公文处理工作中主要的、经常运用的一种行文方式,其基本要求是逐级上报或下达。一般情况下逐级行文、多级行文方式是允许的,而越级行文是不允许的。因为越级行文极易造成被越过的直接上级机关工作失控,同时也给上级机关指导工作带来不便。因此,非紧急重大事项不得越级行文。紧急重大事项确需越级行文,应同时报送直接上级机关。公文是这样,像一些工作汇报也应当遵循逐级汇报,避免越级,否则就会使领导非常被动。

(六)文件“倒签”现象仍然时有发生

“横传”公文、“直送”公文给领导,是公文传递过程中切忌的两大弊病。有些职能部门的办事人员不重视办文程序,越过办公部门直接将文件呈送领导领导签发,并以领导领导已签发为由拒绝办公部门核稿,我们称这种现象为文件“倒签”。《办法》明确规定:“公文送领导人签发之前,应当由办公厅()进行审核。审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。”第二十九条规定:“公文正式印制前,文秘部门应当进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。”可见,公文核稿的基本任务就是保证公文质量,即使领导领导已经签发,最后也应该由办公部门进行文字、标点和格式等方面的复核把关。文秘部门一定要排除阻力,坚持先核后签,防止先签后核,即防止文件“倒流”、“倒签”

(七)公文体外循环

公文的体外循环是指收文不通过办公室而自行处理。部门收到或参加上级会议带回来的文件,不送办公室统一登记和分办,而是自行处理或直接送某单位领导批阅。或者是在公文传阅过程中,一个部门阅完文件后不退办公室,擅自给其他部门传阅(“横传”)。这样会削弱办公室作为公文处理的枢纽地位,不利于办公室掌握公文特别是重要公文的来龙去脉和办理进度,同时也有可能会造成责任不清。

(八)行文质量不高、效率差

一是报送资料不严谨。如平常文件中对计量单位的写法也是五花八门,将平方米m2 写成M350km写成50KM,厘米cm写成CM,这都是一种粗心的、不负责人的习惯。二是有的最基层领导不细看文件,层层下转,最后由干事、技术员编一个情况报告,这造成许多文件执行不利,流于形势。三是部分科室管理不细,没有收文登记,遇到查询、检查就到办公室找文件、印文件,给办公室增添了工作量、也造成了浪费。

  (九)将公文标题简单切分后用以标注主题词

  标题与主题词的作用不同。标题的主要作用是引导阅读,用自然语言书写;主题词的主要作用是反映公文的类别、主题、内容和表现形式,为检索、查找文件提供方便。主题词是揭示公文主要内容的规范化的词或词组,必须从公文主题词表中选择。主题词由类别词(范畴)、类属词(内容)、文种(文件形式)组成,其中类别词反映文件内容所涉及的范围和应归属的类别,一般情况下不会在公文标题中直接出现。所以,标注主题词不能简单地切分标题,而应分析公文的内容,弄清公文的类别、主题、主要内容和表现形式后,从《公文主题词表》中选择适当的词进行标引。需要强调的是,公文的主题词必须是《公文主题词表》中的词汇,不能根据个人理解随意编造。否则,标出的主题词没有分类、检索意义。正确的主题词标引应是“(类别词)+(类属词)+(类别词)+(类属词)+(文种)”。

  (十)使用计算机起草修改公文时仅将定稿归档、用传真件归档

  随着办公自动化程度的提高,许多文秘人员直接用计算机起草文稿,每次修改也直接在计算机上进行,最后也只是将定稿归档。但是,由于定稿无法体现修改过程,一旦文稿出了问题,无法反映公文的处理和运转情况,难以分清责任。这就使公文处理环节的制度化建设面临新的问题。正确的做法应当是将草稿、历次的修改稿和定稿均予保留,一并归档。

  由于传真纸张材料的特殊性,收到的传真件保存不久字迹就会褪尽,所以不能用传真件直接归档。遇有传真件时,最好找到正式文件,用正式文件归档,如果确实难以找到正式文件,应先将传真件复印后,用复印件归档。


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八千里路的个人空间 引用 删除 八千里路   /   2011-08-05 21:21:20
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